Om du importerar produkter från Kina finns det fem grundläggande steg du bör ta för att maximera din sannolikhet att få rätt produkt och rätt kvalitet.Defekta eller farliga produkter kommer nästan aldrig att returneras till Kina, och din leverantör kommer sannolikt inte att göra om dem "gratis".Ta dessa fem steg för att spara tid och pengar.

1. Hitta rätt leverantör.

Många importörer hittar bra prover på mässor, får bra offerter från företag som tros ha gjort dem och tror sedan att deras leverantörssökning är över.Att välja leverantör på detta sätt är riskabelt.Onlinekataloger (som Alibaba) och mässor är bara en utgångspunkt.Leverantörer betalar för att bli listade eller utställda, och de kontrolleras inte noggrant.

Om din kontakt påstår sig äga en fabrik kan du verifiera påståendet genom att köra en bakgrundskontroll på hans företag.Då bör du besöka fabriken eller beställa en kapacitetsrevision (cirka $1000).Försök hitta några kunder och ring dem.Se till att fabriken är bekant med dina marknadsbestämmelser och standarder.

Om din beställning är liten är det vanligtvis bäst att undvika mycket stora tillverkare eftersom de kan citera ett högre pris och inte bryr sig om din beställning.Men mindre anläggningar kräver ofta noggrannare övervakning, särskilt under den första produktionskörningen.Varning: att visa en bra anläggning och sedan lägga ut produktionen på en mindre anläggning är mycket vanligt och källan till många kvalitetsproblem.Ditt avtal med en leverantör bör förbjuda underleverantörer.

2. Definiera tydligt din önskade produkt.

Vissa köpare kommer att godkänna förproduktionsprover och proformafakturor och sedan överföra depositionen.Det är inte tillräckligt.Hur är det med säkerhetsstandarderna i ditt land?Hur är det med etiketten på din produkt?Är packningen tillräckligt stark för att skydda din last under transporten?

Detta är bara några av de många saker du och din leverantör bör komma överens om skriftligen innan pengar byter ägare.

Jag arbetade nyligen med en amerikansk importör som sa till sin kinesiska leverantör: "Kvalitetsstandarderna bör vara desamma som dina andra amerikanska kunder."Naturligtvis, när den amerikanska importören började få problem, svarade den kinesiska leverantören: "Våra andra amerikanska kunder har aldrig klagat, så det är inget problem."

Nyckeln är att skriva in dina produktförväntningar i ett detaljerat specifikationsblad som inte lämnar något utrymme för tolkning.Dina metoder för att mäta och testa dessa specifikationer, såväl som toleranser, bör också inkluderas i detta dokument.Om specifikationerna inte uppfylls bör ditt kontrakt ange straffbeloppet.

Om du utvecklar en ny produkt hos en kinesisk tillverkare bör du se till att dokumentera produktens egenskaper och tillverkningsprocessen, eftersom du inte kan lita på att din leverantör ger dig denna information om du senare väljer att flytta till en annan fabrik.

3. Förhandla fram rimliga betalningsvillkor.

Det vanligaste betalningssättet är banköverföring.Standardvillkor är 30 % handpenning innan inköp av komponenter och resterande 70 % betalas efter att leverantören faxat konossementet till importören.Om formar eller specialverktyg krävs under utvecklingen kan det bli mer komplext.

Leverantörer som insisterar på bättre villkor försöker vanligtvis lura dig.Jag arbetade nyligen med en köpare som var så säker på att han skulle få en bra produkt att han betalade fullt pris innan han gjorde den.Det behöver inte sägas att leveransen var sen.Dessutom fanns det vissa kvalitetsproblem.

Han hade inga medel att vidta lämpliga korrigerande åtgärder.

En annan vanlig betalningsmetod är oåterkallelig remburs.De flesta seriösa exportörer kommer att acceptera l/C om du anger rimliga villkor.

Du kan skicka växeln till din leverantör för godkännande innan din bank officiellt "öppnar" krediten.Bankavgifterna är högre än banköverföringar, men du kommer att vara bättre skyddad.Jag föreslår att du använder l/C för nya leverantörer eller stora beställningar.

4. Kontrollera kvaliteten på dina produkter i fabriken.

Hur säkerställer du att dina leverantörer uppfyller dina produktspecifikationer?Du kan själv gå till fabriken för övervakning eller utse ett tredjepartsinspektionsföretag för att hantera processen åt dig (tredje parts kvalitetskontrollföretag kostar mindre än $300 för de flesta försändelser).

Den vanligaste typen av kvalitetskontroll är den slutliga stickprovskontrollen av ett statistiskt giltigt urval.Detta statistiskt giltiga urval ger professionella inspektörer tillräckligt med snabbhet och kostnad för att effektivt dra slutsatser om hela produktionskörningen.

I vissa fall bör även kvalitetskontroll utföras tidigare för att upptäcka problem innan all produktion är klar.I detta fall bör inspektionen göras innan komponenterna bäddas in i slutprodukten eller strax efter att den första färdiga produkten rullats av produktionslinjen.I dessa fall kan vissa prover tas och skickas för laboratorieundersökning.

För att dra full nytta av QC-inspektionen bör du först definiera produktspecifikationsbladet (se avsnitt 2 ovan), som sedan blir inspektörens checklista.För det andra bör din betalning (se avsnitt 3 ovan) vara knuten till kvalitetsgodkännande.Om du betalar via banköverföring bör du inte överföra saldot förrän din produkt har klarat slutbesiktningen.Om du betalar med l/C bör de dokument som krävs av din bank innehålla ett kvalitetskontrollcertifikat utfärdat av ditt utsedda kvalitetskontrollföretag.

5. Formalisera de föregående stegen.

De flesta importörer är omedvetna om två fakta.För det första kan en importör stämma en kinesisk leverantör, men det är bara vettigt att göra det i Kina – om inte leverantören har tillgångar i ett annat land.För det andra kommer din inköpsorder att hjälpa din leverantörs försvar;De kommer nästan säkert inte att hjälpa dig.

För att minska risken bör du köpa din produkt under ett OEM-avtal (helst på kinesiska).Detta kontrakt kommer att minska dina chanser för problem och ge dig mer hävstång när de uppstår.

Mitt sista råd är att se till att du har hela systemet på plats innan du börjar förhandla med potentiella leverantörer.Detta kommer att visa dem att du är en professionell importör och de kommer att respektera dig för det.De är mer benägna att gå med på din begäran eftersom de vet att du lätt kan hitta en annan leverantör.Kanske viktigast av allt, om du börjar skynda dig att sätta systemet på plats efter att du redan har lagt en beställning, blir det svårare och ineffektivt.

Om du har några oklara frågor är du välkommen att kontakta vår verksamhetschef, de ger dig utförliga svar, jag önskar att vi har ett gott samarbete.