Jika Anda mengimpor produk dari Tiongkok, ada lima langkah dasar yang harus Anda ambil untuk memaksimalkan kemungkinan Anda mendapatkan produk yang tepat dan kualitas yang tepat.Produk yang cacat atau berbahaya hampir tidak akan pernah dikembalikan ke China, dan kemungkinan besar pemasok Anda tidak akan mengembalikannya untuk Anda secara “gratis”.Ambil lima langkah ini untuk menghemat waktu dan uang Anda.

1. Temukan pemasok yang tepat.

Banyak importir menemukan sampel yang bagus di pameran dagang, mendapatkan penawaran bagus dari perusahaan yang diyakini memproduksinya, dan kemudian berpikir bahwa pencarian pemasok mereka telah selesai.Memilih pemasok Anda dengan cara ini berisiko.Direktori online (seperti Alibaba) dan pameran dagang hanyalah sebuah titik awal.Pemasok membayar untuk dicantumkan atau dipamerkan, dan mereka tidak disaring secara ketat.

Jika kontak Anda mengklaim memiliki pabrik, Anda dapat memverifikasi klaim tersebut dengan melakukan pemeriksaan latar belakang perusahaannya.Kemudian Anda harus mengunjungi pabrik atau memesan audit kapasitas (sekitar $1000).Cobalah mencari beberapa pelanggan dan hubungi mereka.Pastikan pabrik memahami peraturan dan standar pasar Anda.

Jika pesanan Anda kecil, sebaiknya hindari produsen yang sangat besar karena mereka mungkin menawarkan harga lebih tinggi dan tidak peduli dengan pesanan Anda.Namun, pabrik yang lebih kecil seringkali memerlukan pemantauan yang lebih ketat, terutama pada tahap produksi pertama.Peringatan: menunjukkan pabrik yang bagus dan kemudian mensubkontrakkan produksi ke pabrik yang lebih kecil adalah hal yang sangat umum dan menjadi sumber banyak masalah kualitas.Kontrak Anda dengan pemasok harus melarang subkontrak.

2. Tentukan dengan jelas produk yang Anda inginkan.

Beberapa pembeli akan menyetujui sampel praproduksi dan faktur proforma dan kemudian mengirimkan deposit.Itu tidak cukup.Bagaimana dengan standar keselamatan di negara Anda?Bagaimana dengan label produk Anda?Apakah kemasannya cukup kuat untuk melindungi kargo Anda selama transit?

Ini hanyalah beberapa dari banyak hal yang harus Anda dan pemasok Anda sepakati secara tertulis sebelum uang berpindah tangan.

Saya baru-baru ini bekerja dengan seorang importir Amerika yang mengatakan kepada pemasok Tiongkok-nya, “Standar kualitasnya harus sama dengan pelanggan Amerika Anda yang lain.”Tentu saja, ketika importir Amerika mulai mengalami masalah, pemasok Tiongkok menjawab, “Pelanggan Amerika kami yang lain tidak pernah mengeluh, jadi itu tidak menjadi masalah.”

Kuncinya adalah menuliskan ekspektasi produk Anda ke dalam lembar spesifikasi terperinci yang tidak memberikan ruang untuk interpretasi.Metode Anda untuk mengukur dan menguji spesifikasi ini, serta toleransinya, juga harus disertakan dalam dokumen ini.Jika spesifikasinya tidak terpenuhi, kontrak Anda harus menentukan jumlah penalti.

Jika Anda mengembangkan produk baru dengan pabrikan Tiongkok, Anda harus memastikan untuk mendokumentasikan karakteristik produk dan proses produksinya, karena Anda tidak dapat mengandalkan pemasok Anda untuk memberikan informasi ini jika Anda kemudian memilih untuk pindah ke pabrik lain.

3. Negosiasikan syarat pembayaran yang wajar.

Metode pembayaran yang paling umum adalah transfer bank.Ketentuan standarnya adalah uang muka 30% sebelum pembelian komponen dan 70% sisanya dibayarkan setelah pemasok mengirimkan bill of lading melalui faks kepada importir.Jika cetakan atau alat khusus diperlukan selama pengembangan, hal ini dapat menjadi lebih kompleks.

Pemasok yang menuntut persyaratan yang lebih baik biasanya mencoba menipu Anda.Saya baru-baru ini bekerja dengan seorang pembeli yang sangat yakin dia akan menerima produk bagus sehingga dia membayar harga penuh sebelum membuatnya.Tak perlu dikatakan lagi, pengirimannya terlambat.Selain itu, ada beberapa masalah kualitas.

Dia tidak mempunyai sarana untuk mengambil tindakan perbaikan yang tepat.

Metode pembayaran umum lainnya adalah surat kredit yang tidak dapat dibatalkan.Kebanyakan eksportir yang serius akan menerima l/C jika Anda menetapkan persyaratan yang masuk akal.

Anda dapat mengirimkan draft tersebut ke pemasok Anda untuk disetujui sebelum bank Anda secara resmi “membuka” kredit tersebut.Biaya bank lebih tinggi dibandingkan transfer kawat, namun Anda akan lebih terlindungi.Saya sarankan menggunakan l/C untuk supplier baru atau pesanan dalam jumlah besar.

4. Kontrol kualitas produk Anda di pabrik.

Bagaimana Anda memastikan bahwa pemasok Anda memenuhi spesifikasi produk Anda?Anda dapat pergi ke pabrik sendiri untuk melakukan pengawasan, atau menunjuk perusahaan inspeksi pihak ketiga untuk mengelola prosesnya untuk Anda (perusahaan kendali mutu pihak ketiga berbiaya kurang dari $300 untuk sebagian besar pengiriman).

Jenis pengendalian kualitas yang paling umum adalah pemeriksaan acak akhir terhadap sampel yang valid secara statistik.Sampel yang valid secara statistik ini memberikan kecepatan dan biaya yang cukup bagi pemeriksa profesional untuk menarik kesimpulan secara efektif tentang keseluruhan proses produksi.

Dalam beberapa kasus, pengendalian kualitas juga harus dilakukan lebih awal untuk mendeteksi masalah sebelum seluruh produksi selesai.Dalam hal ini, pemeriksaan harus dilakukan sebelum komponen tertanam dalam produk akhir atau tepat setelah produk jadi pertama dikeluarkan dari jalur produksi.Dalam kasus ini, beberapa sampel dapat diambil dan dikirim untuk pengujian laboratorium.

Untuk memanfaatkan sepenuhnya inspeksi QC, Anda harus terlebih dahulu menentukan lembar spesifikasi produk (lihat bagian 2 di atas), yang kemudian menjadi daftar periksa pemeriksa.Kedua, pembayaran Anda (lihat bagian 3 di atas) harus dikaitkan dengan persetujuan kualitas.Jika Anda membayar melalui transfer kawat, Anda tidak boleh mentransfer saldo sampai produk Anda lulus pemeriksaan akhir.Jika Anda membayar dengan l/C, dokumen yang diperlukan oleh bank Anda harus mencakup sertifikat kendali mutu yang dikeluarkan oleh perusahaan QC yang Anda pilih.

5. Formalisasikan langkah-langkah sebelumnya.

Kebanyakan importir tidak menyadari dua fakta.Pertama, importir dapat Menuntut pemasok Tiongkok, namun tindakan tersebut hanya masuk akal jika dilakukan di Tiongkok – kecuali jika pemasok tersebut memiliki aset di negara lain.Kedua, pesanan pembelian Anda akan membantu pertahanan pemasok Anda;Mereka hampir pasti tidak akan membantu Anda.

Untuk mengurangi risiko, Anda harus membeli produk Anda berdasarkan perjanjian OEM (sebaiknya dalam bahasa Cina).Kontrak ini akan mengurangi kemungkinan Anda mengalami masalah dan memberi Anda lebih banyak pengaruh ketika masalah itu benar-benar terjadi.

Saran terakhir saya adalah memastikan Anda memiliki keseluruhan sistem sebelum mulai bernegosiasi dengan calon pemasok.Ini akan menunjukkan kepada mereka bahwa Anda adalah importir profesional dan mereka akan menghormati Anda karenanya.Mereka kemungkinan besar akan menyetujui permintaan Anda karena mereka tahu Anda dapat dengan mudah menemukan pemasok lain.Mungkin yang paling penting, jika Anda mulai terburu-buru menerapkan sistem setelah Anda melakukan pemesanan, hal ini akan menjadi lebih sulit dan tidak efisien.

Jika Anda memiliki pertanyaan yang tidak jelas, jangan ragu untuk menghubungi manajer bisnis kami, mereka akan memberikan jawaban terperinci, saya berharap kami memiliki kerja sama yang baik.